Poznámky z praxe: Workshopy k provázání organizační mise, vize a aktivit

Kontext Link to heading

Praktický projekt jsem v tomto semestru zvolila opět v návaznosti na studijní cíl, kterým tentokrát byl rozvoj facilitátorských dovedností a praktickým výstupem pak samostatné vedení workshopu.

Nakonec se mi to podařilo dokonce dvojitě, pro dvě organizace, se kterýmu spolupracuji od konce léta. V obou případech se jedná o podpůrné organizace pro profesní komunity a cíl obou workshopů byl velmi podobný: Zvědomit si, proč existujeme, čeho chceme dosáhnout. Pro koho to celé děláme. A jaká je naše strategie. Jak plánujeme dojít k cíli.

Workshopy tedy stály na podobných základech, ale protože každá s organizací je v trochu jiné fázi, pro každou vypadal workshop jinak.

Organizace #1 Link to heading

V prvním případě přišlo zadání přímo od vedení. Na strategickém týmovém meetingu je třeba si udělat reality check, zvědomit si, proč organizace, respektive komunita funguje, zda plní svůj účel, a pro koho přesně by měla být určeno, aby to celé dávalo smysl. A určit si, na jaké aktivity se zaměřit příští rok.

Schůzky se účastnil pouze pětičlenný interní tým a já. Abychom si zajistili vstupy i od komunity, připravila jsem jednoduchý komunitní dotazník zaměřený na základní mapování potřeb a preferencí. Cílem dotazníku bylo zjistit, jaká jsou očekávání členstva, jaké aspekty nebo aktivity komunity pro ně mají největší přidanou hodnotu a jaká témata je v souvislosti s aktivitami komunity nejvíce zajímají.

Před schůzkou se podařilo získat téměř 50 odpovědí, ze kterých jsem sepsala stručné vhledy tak, aby se o ně tým mohl během workshopu opřít.

Setkání samotné bylo celkem na 4 hodiny, na revizi mise a vize bylo určených úvodních 90 minut. Poté následovalo rozpracování aktivit pro rok 2026 a další strategická témata. Setkání jsem vedla celé, ale nejvíce času v přípravě jsem věnovala právě úvodní části, protože dobře nastavená organizačnmí mise a vize je základní stavební kámen celé organizační strategie. Vše, co organizace dělá, by mělo být in line s misí a vést k naplnění vize.

Při přípravě jsem pak vycházela mimo jiné z těchto článků:

https://www.wix.com/blog/vision-statement

https://www.wix.com/blog/how-to-write-a-mission-statement

Worskhopovou část považuji na základě zpětné vazby od účastnictva za úspěšnou. Podařilo se zformulovat draft vize a mise včetně jejich provázanosti, poměrně podrobně nadefinovat primární cílovou skupinu a odvozené podskupiny, sepsat oboustranná očekávání a dohodnout se na dalších krocích.

Za sebe mám z workshopu také dobrý pocit. Jsem ráda, že jsem si nachystala poměrně podrobný scénář, protože 90 minut na takto hutné téma mi přišlo poměrně málo. Nicméně zvládli jsme dodržet časovou dotaci, vyzkoušeli jsme si metody brainwritingu a brainstormingu, došli jsme k vytyčenému cíli, tým byl s výsledkem spokojený a dobře se na něj dalo navázat v druhé časti setkání při prioritizaci aktivit.

Zároveň to pro mne byla dobrá příprava na druhý workshop o necelý týden později.

Organizace #2 Link to heading

Potřeba revize mise a vize druhé organizace vzešla z komunity, kterou tato organizace kolem sebe staví.

Na začátku celého procesu stály rozhovory s nejaktivnějšími členkami a členy komunity. Z těch mimo jiné vyplynulo, že současná mise a vize organizace jsou formulované příliš složitě, není to srozumitelné ani dovnitř komunity, o to hůře pak navenek. Lidé neviděli jasnou shodu na tom, čeho chce vlastně organizace dosáhnout, kam mají směřovat její aktivity a pro koho mají být určené.

S tím korespondovala i moje zjištění při procházení materiálů o organizaci, jejím zaměření a cílové skupině. Neviděla jsem příliš velkou provázanost mezi tím, co je na papíře, respektive na Google Drive, a tím, co organizace dělá. Chyběla také jakákoliv sepsaná definice komunity: Kdo do ní patří, jak funguje, jak se identifikují její členové a členky a jak je vlastně celý koncept komunity propojený s fungováním organizace.

Bylo zřejmé, že odpovědi existují, nosí je v hlavě ředitel organizace a bude třeba je přenést na papír. Nakonec jsme se tedy místo workshopu zaměřeného na misi a vizi organizovaného pro širší skupinu lidí dohodli na setkání 1:1. Moje role byla čistě facilitátorská a mým úkolem bylo provést ho reformulací mise a vize a zároveň mu pomoci zarámovat a ukotvit koncept komunity. To se nám nakonec povedlo, i když jsme setkání museli rozdělit na dvě části, protože zvládnout vše najednou se ukázalo příliš ambiciózní.

Krom již výše zmíněných podkladů pro tvorbu mise a vize, které jsem zrecyklovala i pro toto setkání, jsem se rozhodla využít Community canvas, který považuji za skvělý framework pro komunitní mapování. Má skvěle zpracovanou dokumentaci i pracovní listy a je přeložený do několika jazyků (i když já přeci jen preferuji originál před čekým překladem). S jeho pomocí se nám během workshopu podařilo zadefinovat účel a základní principy komunity a především odhalit slabá místa nebo zcela chybějící prvky, na které bude třeba se v následujících měsících zaměřit.

Výstupy z workshopu už posloužily jako základ pro plán komunitních akcí pro rok 2026 a pro prioritizaci činností v rámci chodu a rozvoje komunity.

Co si odnáším? Link to heading

Vedení obou workshopů byla skvělá zkušenost. Bavilo mě se na ně připravovat, bavilo mě účastnictvo provádět nastavenou cestou i improvizovat, pokud bylo potřeba z ní na chvíli uhnout. Velkou výhodou v obou případech bylo, že s organizacemi spolupracuji už nějakou dobu, nejednalo se o cizí lidi a šlo pro mne o bezpečné prostředí. Vnímala jsem důvěru, se kterou do toho všichni zúčastnění šli, ale zároveň pravděpodobně nebyly nároky na můj způsob facilitace tak vysoký, jako by mohl být v případě profesionální facilitátorky.

Zároveň bylo zajímavé stát v obou případech na “nezúčastněné” straně, tedy nepřinášet vlastní vstupy. V obou případech přitom výstupy workshopu ovlivní moji další spolupráci s organizacemi, protože z nich pro mne částečně plynou pracovní úkoly do budoucna. Ale možná tím, že s oběma organizacemi spolupracuji poměrně krátce, neměla jsem tendence přinášet vlastní myšlenky.

Nedokážu si zatím představit, že bych připravovala podobný workshop na míru pro tým či organizaci, kterou neznám, ale získala jsem trochu facilitátorské sebedůvěry, na které mohu do budoucna stavět.