Zpracování příchozích dokumentů v rámci Google Workspace

Zarámování Link to heading

V rámci předmětu Budoucnost práce, technologie, komunikace jsme dostali za úkol vybrat si nějaký pain point v našem pracovním nebo soukromém životě a pokusit se jej vyřešit za pomoci dostupných nástrojů nebo změnou procesu.

Rozhodla jsem se zaměřit na proces zpracování příchozích faktur v jedné z neziskových organizací, se kterými spolupracuji. Princip je ale možné zobecnit na jakékoliv typy příchozí pošty, kterou je potřeba zpracovávat jednotným způsobem, kde se dokola opakují stejné postupy a je tedy možné velkou část kroků automatizovat.

Mým cílem bylo popsat cestu, kterou prochází jednotlivé příchozí faktury, od vstupu přes úhradu po předání externí účetní firmě, a s pomocí nástrojů, které už má organizace k dispozici, celý proces zefektivnit. Největší problém, který organizace řešila, je, že neexistuje celkový přehled, jaké faktury do organizace přichází a v jakém jsou aktuálně stavu. Chodí různými cestami a různým lidem. Zároveň je potřeba faktury ukládat na specifické místo na Google Drive, kde se k nim přidává prefix dle projektu, ke kterému mají být v účetnictví přiřazeny. Vše se navíc řeší manuálně a zvyšuje se tak možnost lidské chyby.

Proces a nástroje Link to heading

Navržený proces byl tedy celkem přímočarý:

Sjednotit místo, kterým do organizace faktury přicházejí.
Příchozí faktury automaticky ukládat na dedikované místo na disku.
Vytvořit záznam o příchozí faktuře do dedikované tabulky.
V tabulce pracovat se stavy, ve kterých se faktura nachází.
Po zaplacení faktury ji v rámci disku přesunout do složky pro účetní s předem daným prefixem.

Řešení jsem poté konzultovala s Claudem, který jej kompletně navrhl s pomocí nástrojů dostupných v Google Workspace:

Gmail: příjem obsahu, vyhledávání, štítkování
Google Drive: ukládání souborů do struktury složek
Google Sheets: evidence faktur a přehled stavů
Apps Script: řízení a spouštění jednotlivých kroků

Celá automatizace je napojená na Google účet a po prvotním nastavení funguje sama na pozadí.

Na čem to stojí Link to heading

Dedikovaná e-mailová adresa: Jedna adresa jen pro příchozí obsah daného typu, v mém případě faktur. Skript pak ví přesně, co sledovat, a nemusí procházet celý inbox. Já jsem zvolila formu Google Group, aby nebyly faktury vázané na e-mail jednoho člověka, ale v případě potřeby se mohlo měnit složení osob, které mají k obsahu Google Group přístup.

Jedna tabulka se stavy: V našem případě Google Spreadsheet, který se tak stal hlavním zdrojem pravdy. Každá položka prochází předem definovanými stavy a automatizace na ně různými způsoby reaguje.

Lidský zásah: Automatizace rozpozná, že něco přišlo, ale není úplně všemocná. V našem procesu je potřeba určit, pod jaký projekt faktura patří, a vytáhnout z faktury některé konkrétní informace, což pak ovlivňuje další kroky v automatizaci.

Reakce na změny stavů: Když se změní v tabulce u dokumentu stav, automaticky se spustí s ním související akce, například odchozí notifikace, přesun nebo přejmenování souboru, vytvoření úkolu. Apps Script onEdit trigger spouští akci v okamžiku, kdy je políčko upraveno.

Záchranná síť: Denní souhrnný e-mail se seznamem všeho, co je aktuálně otevřené. Posílá se jen tehdy, když je co hlásit. Pojistka, abychom na nic nezapomněli.

Jak to funguje Link to heading

Základní funkce se spouští v pravidelných intervalech (u nás 15 minut). Prohledá Gmail, zpracuje přílohy nebo jiný relevantní obsah, vytvoří řádek v tabulce a e-mail zarchivuje s předem definovaným štítkem.

Druhá funkce sleduje tabulku. Spustí se v okamžiku, kdy dojde ke změně políčka se stavem. Ovládá například rozesílání notifikací nebo přesun a přejmenování dokumentů.

Třetí funkce posílá ranní přehled. Projde tabulku a pošle seznam všech položek v “aktivních” stavech (v mém případě vše krom “uhrazeno”).

Všechny tři funkce jsou na sobě nezávislé, ale všechny jsou navázané na daný Google Spreadsheet, na který je navázán celý skript v Apps Scriptu.

Kde automatizace pomáhá a kde ne Link to heading

Tak, jak je automatizace nastavená teď, nám hodně pomohla sjednotit a zefektivnit celý proces, který nebyl předtím vůbec definovaný a ve zpracování příchozích faktur byl chaos.

Mechanické věci zvládne spolehlivě. Uložit soubor, vytvořit řádek v tabulce, odeslat notifikaci, přesunout obsah do správné složky, přejmenovat soubor podle potřeby. Repetitivní a pro člověka trochu otravné věci, naopak ideální pro automatizaci pomocí jednoducháho skriptu.

Kde jsem narazila byla extrakce informací přímo z dokumentů, v mém případě dodavatel nebo částka k úhradě. Pak věci, ke kterým je potřeba znát nějaký kontext, u mě zatřízení do projektu a kontrola správnosti faktury. A také ověření, zda je faktura uhrazena.

Část těchto operací by nejspíš šla řešit, typicky kontrola úhrady skrze napojení na banku přes API. V této fází ale nebylo cílem úplně eliminovat lidskou práci, šlo o sjednocení a zefektivnění procesu v rámci stávajících možností. To se nám v tuto chvíli podařilo dosáhnout, ale určitě budeme proces dál vylepšovat.